Projekt för bidragsansökningar

Med Projekt samlar ni allt kring en satsning på ett ställe, till exempel en ansökan om utvecklingsbidrag från kommunen. Det mesta som en ansökan kräver finns redan i systemet, så projektet räknar fram underlaget åt er. Ni fyller bara i det som inte går att hämta automatiskt.

Exemplet nedan är påhittat och visar hur det hänger ihop.

Aktivera funktionen

Projekt slås på per organisation. En administratör aktiverar funktionen under Inställningar och sedan Funktioner. När den är på dyker Projekt upp i menyn under Daglig drift.

Skapa ett projekt

1. Gå till Projekt och klicka Nytt projekt.
2. Ange namn (till exempel Aktiv fritid efter skolan), bidragsgivare, ansökt belopp och projektperiod.
3. Ange era mål: antal deltagare, tillfällen och ledare. Målen är det ni vill uppnå. Utfallet räknar systemet fram.

Det här räknas fram automatiskt

Siffra	Kommer från
Tillfällen	Genomförda tillfällen i de aktiviteter ni kopplar till projektet
Deltagare	Unika deltagare i de kopplade aktiviteterna
Ledartimmar	Tidrapporter som taggats på projektet

Koppla aktiviteter

Öppna projektet, gå till fliken Aktiviteter och klicka Koppla aktivitet. Varje gång en kopplad aktivitet genomförs och deltagare checkas in uppdateras projektets tillfällen och deltagare av sig själva.

Tagga tidrapporter

Be ledarna välja projektet i fältet Projekt när de tidrapporterar. Då summeras timmarna till projektets ledartimmar, och de kan användas både i uppföljningen och i budgeten.

Bygg budgeten

På fliken Ekonomi bygger ni en budget med dynamiska rader, uppdelat på ansökta kostnader och övriga intäkter eller egen insats. Varje rad är antingen ett eget belopp eller en automatisk beräkning:

• Eget belopp. Ett fast belopp ni skriver in, för sådant systemet inte känner till. Till exempel material eller marknadsföring.
• Automatiskt. Beloppet räknas ut som mängd gånger pris per enhet, där mängden är en levande siffra:

Beräkna från	Enhet	Exempel
Rapporterade ledartimmar	kr/timme	820 timmar × 240 kr blir 196 800 kr
Antal deltagare	kr/deltagare	274 deltagare × 150 kr blir 41 100 kr
Antal tillfällen	kr/tillfälle	168 tillfällen × 400 kr blir 67 200 kr

Auto-raderna räknas om när fler tillfällen genomförs eller fler timmar rapporteras, så budgeten är alltid uppdaterad inför slutrapporten.

Tips

• Sätt projektets status (Planering, Pågående eller Avslutat) via etiketten i sidhuvudet, så ser ni lätt var varje satsning befinner sig.
• En aktivitet kan ingå i flera projekt. Varje koppling har en allokering i procent, som är förberedd för att kunna fördela kostnader mellan flera bidrag.

Vill du förstå nyttan på en högre nivå? Läs guiden Samla bidragsansökningar i systemet.