Gäster på aktiviteter

Nyhet! Nu kan en medlem ta med vänner på ett pass – utan att vännerna behöver konto eller medlemskap. Medlemmen väljer antal gäster när hen bokar, betalar för hela sällskapet i ett svep, och gästerna dyker upp som egna rader i din deltagarlista. Perfekt för drop-in-padel, prova-på-träningar och sociala event där "ta gärna med en kompis" är halva poängen.

Du styr allt per aktivitet: om gäster är tillåtna, om de måste namnges och hur många en bokning får ta med.

Aktivera gäster på en aktivitet

Gå till Aktiviteter, öppna aktiviteten och titta under Standardinställningar. Där finns tre nya kort:

• Gäster – huvudreglaget. Av som standard; slå på det för aktiviteter där medlemmar får ta med sällskap.
• Gästnamn – Valfritt eller Krävs. Med Valfritt blir gästerna anonyma och listas som "Anna gäst 1", "Anna gäst 2" osv. Med Krävs måste medlemmen namnge varje gäst vid bokningen.
• Max gäster / bokning – ett tak per bokning (t.ex. 3). Lämna tomt för obegränsat – antalet begränsas ändå alltid av lediga platser.

Tips: Gäster betalar alltid aktivitetens fulla pris – medlemsförmåner och rabatter gäller bara medlemmen själv. Du behöver alltså inte oroa dig för att rabatter "läcker" till icke-medlemmar.

Så ser det ut för medlemmen

När gäster är tillåtna får medlemmen en Ta med gäster-väljare i bokningsrutan, med pris per gäst och eventuellt maxantal. Knappen räknar ihop hela sällskapet så att det aldrig är otydligt vad som betalas:

Kräver aktiviteten gästnamn fylls de i direkt i samma ruta – bokningen går inte att slutföra förrän alla gäster är namngivna:

Betalningen sker som vanligt med Swish, kort eller andra betalsätt ni aktiverat – en betalning för hela sällskapet. Kvittot som mejlas ut specificerar gästerna och visar totalsumman.

Gästerna i deltagarlistan

Gästerna syns som egna rader på tillfället, märkta med en Gäst-etikett och grupperade under medlemmen som tog med dem. De räknas in i kapaciteten precis som vanliga deltagare – är det 12 platser och en medlem bokar med 3 gäster är 4 platser upptagna.

Två saker sköter sig själva:

• Närvaro markeras inte för gäster – de är betalande platser, inte medlemmar. "Markera alla närvarande" hoppar över dem automatiskt.
• Bidragsrapportering påverkas inte. Gäster har inget personnummer och tas aldrig med i närvarorapporter eller aktivitetsstöd – helt utan handpåläggning.

Avbokning

Avbokar medlemmen sin plats följer gästerna med: hela sällskapets platser släpps och hela beloppet återbetalas enligt din avbokningspolicy. Samma sak om du som administratör tar bort deltagaren från tillfället.

Bra att veta

• Gäster kan bara tas med av inloggade medlemmar (eller andra som kan boka). Den publika gästbokningen för icke-medlemmar är en separat funktion och fungerar som tidigare.
• Gästen betalar fullt pris – aktivitetens ordinarie pris per tillfälle, utan medlemsrabatter.
• Antalet gäster begränsas alltid av lediga platser, oavsett maxinställningen.
• Gäster gäller enstaka tillfällen (drop-in). Terminsanmälningar via seriespass påverkas inte.