Stängd förening och medlemsansökningar

En stängd förening visar sitt innehåll bara för dem den har släppt in. Den som inte är medlem möter en stängd skärm med er text och kan ansöka om medlemskap därifrån. När ni godkänner ansökan läggs personen in i medlemsregistret, och portalen och appen öppnas för hen.

Det passar föreningar där medlemskapet har ett villkor: en boendeförening, en bastuförening med ett begränsat antal platser, eller en förening där styrelsen vill veta vem som går med innan.

Stäng portalen

Gå till Inställningar → Medlemsportal och stäng av Tillåt offentlig bläddring. Då gäller det här, både i webbportalen och i appen:

• Aktiviteter, schema, resurser och lediga tider visas bara för dem som är inne.
• Gästbokning går inte, även om Tillåt gästbokningar är på.
• Den som står utanför ser bara de medlemskap som tar emot ansökan. Ett medlemskap som köps direkt visas aldrig för hen.

Föreningen syns fortfarande på upptäckssidan i appen så länge Visa i offentlig katalog är på. Stäng av den också om ni inte vill att nya personer ska hitta er där.

Vem som kommer in

• Medlemmar: alla som finns i ert medlemsregister, även den som inte har betalt årets avgift. Hen kan förnya inifrån portalen.
• Administratörer ser alltid portalen som vanligt.
• Alla andra möter den stängda skärmen, både den som inte är inloggad och den som är inloggad men inte finns i registret.

Tar ni bort någon ur registret är personen utanför igen.

Vad den som står utanför ser

Den stängda skärmen visar, uppifrån:

1. Föreningens namn och logga.
2. Ert Meddelande för stängd portal.
3. Er text Så blir du medlem, under en egen rubrik.
4. De medlemskap som tar emot ansökan, med pris, förmåner och knappen Ansök om medlemskap. Har personen redan ansökt står det att ansökan väntar, och hen kan dra tillbaka den. Har ni nekat syns er anledning och knappen Ansök igen.
5. Logga in för den som inte är inloggad. Finns det medlemskap att ansöka om heter knappen Redan medlem? Logga in.

I appen står det också vilket konto personen är inloggad med, med en länk för att logga ut. Det hjälper en medlem som råkat logga in med fel e-post eller mobilnummer.

Ansökningsformuläret och svaret på en familjeinbjudan går att nå utan att vara medlem. Allt annat i portalen visar den stängda skärmen.

Meddelandet och Så blir du medlem

Båda texterna skriver ni under Inställningar → Medlemsportal. Fältet för meddelandet syns när Tillåt offentlig bläddring är avstängd.

Meddelande för stängd portal

Svarar på varför det är stängt och vem föreningen är till för. Syns överst på den stängda skärmen.

Så blir du medlem

Svarar på hur man blir medlem. Syns på fyra ställen:

• på den stängda skärmen, under egen rubrik
• på föreningens publika sida
• på ett medlemskap som tecknas via föreningen
• på startsidan för den som inte är medlem, när inget går att köpa online

Om ni bara skriver en av dem

Har ni skrivit båda visas båda på den stängda skärmen. Har ni bara skrivit en av dem blir den meddelandet. Har ni inte skrivit någon visas standardtexten Den här föreningen är stängd. Kontakta administratören för att bli medlem. Står samma text i båda fälten visas den en gång.

Ett exempel

• Meddelande för stängd portal: Föreningen är till för dig som bor på Styrsö.
• Så blir du medlem: Ansök nedan. Styrelsen går igenom ansökningar den första måndagen i månaden och hör av sig. Frågor? Mejla styrelsen@exempel.se.

Meddelandet säger vem föreningen är till för, och Så blir du medlem säger vad man gör och när man får svar. Så här ser det ut för den som står utanför:

Ta emot ansökningar

För att den stängda skärmen ska visa ett medlemskap att ansöka om behöver det ha Hur blir man medlem satt till Ansökan först. Det ställer ni in på medlemskapet, se Medlemskap.

Frågorna i ansökan är era egna fält markerade med Fråga vid ansökan, se Egna fält i medlemsregistret. Ansökningarna landar under Medlemmar → Ansökningar, där ni godkänner eller nekar. Hur det går till står under Ansökningar.

En ansökan lägger inte in personen i medlemsregistret. Det gör först ert godkännande. Den som får nej hamnar alltså aldrig i registret.

Den som har en väntande ansökan ser föreningen i föreningsväljaren i portalen och under Dina föreningar i appen, markerad Ansökan skickad.

När ansökan är godkänd

Personen läggs in i medlemsregistret, får ett meddelande och är inne i portalen och appen direkt. Har medlemskapet ett pris betalar hen i portalen eller appen, och ni ser betalningen som vanligt.

Vanliga frågor

En medlem säger att hen bara ser den stängda skärmen. Varför? Oftast är hen inloggad med ett annat konto än det som finns i registret, till exempel med mobilnummer i stället för den e-post ni har. I appen står det på den stängda skärmen vilket konto hen använder. Be hen logga in med samma uppgift som hen använt hos er tidigare. En äldre version av appen släpper bara in medlemmar med ett aktivt medlemskap, så be också medlemmen uppdatera appen.

Vad händer med dem som redan finns i registret när vi stänger portalen? Alla som finns i medlemsregistret är inne, oavsett om de har ett aktivt medlemskap. Gå igenom registret innan ni stänger och ta bort dem som inte ska vara med.

Kan vi ta emot ansökningar utan att stänga portalen? Ja. Ett medlemskap med Ansökan först fungerar också i en öppen förening. Personen ansöker från medlemskapssidan och kan betala när ni har godkänt.

Syns vår publika sida när portalen är stängd? Ja. Den publika sidan och er text Så blir du medlem visas som vanligt. Det är bara innehållet i portalen och appen som stängs.

Kan någon boka som gäst i en stängd förening? Nej. Gästbokning är avstängd så länge Tillåt offentlig bläddring är av.