Egna fält i medlemsregistret

Nyhet! Alla föreningar håller reda på saker som inte ryms i standardfälten – vilken sektion en medlem tillhör, tröjstorlek till laget, båtplatsnummer, licensnummer. Nu definierar ni era egna registerfält en gång, och sedan dyker de upp som ifyllbara fält på varje medlemskort, som egna kolumner i medlemslistan och som filter i registret.

Ni bygger alltså registret efter er verksamhet i stället för att klämma in allt i anteckningsfältet.

Skapa ett fält

Gå till Medlemmar och tryck på Egna fält uppe till höger. Tryck på Nytt fält och fyll i:

• Namn – vad fältet heter i registret, till exempel Sektion, Tröjstorlek eller Båtplats.
• Typ – hur fältet fylls i (se listan nedan). Välj noga: typen går inte att ändra i efterhand.
• Alternativ (ett per rad) – visas bara för typen Flerval. Skriv varje val på en egen rad, till exempel Röd, Blå, Grön.
• Sorteringsordning – styr i vilken ordning fälten visas på medlemskortet och som kolumner i listan. Lägre siffra först.

Tryck Skapa, så är fältet igång direkt.

Fälttyper

• Text – fritext, till exempel licensnummer eller en notering.
• Tal – ett numeriskt värde, till exempel båtplatsnummer.
• Ja/Nej – en enkel bock, till exempel "Har hämtat nyckelbricka".
• Flerval – medlemmen eller kansliet väljer bland de alternativ ni angett, till exempel en sektion eller en tröjstorlek.
• Datum – ett datum, till exempel när ett prov är avlagt.

Bra att veta: Typen låses när fältet skapas. Sparade värden skulle annars kunna bli fel om ett talfält plötsligt blev text. Behöver ni byta typ – arkivera fältet och skapa ett nytt i stället.

Så används fälten

När ett fält finns dyker det upp på tre ställen automatiskt:

• På medlemskortet – öppna en medlem, så finns fälten samlade i ett eget kort där ni fyller i och sparar värdena.
• När ni lägger till en medlem – de egna fälten finns med redan i Lägg till medlem, så uppgiften fångas direkt.
• I medlemslistan – varje aktivt fält blir en egen kolumn (i den ordning ni satt) och går att filtrera på, så ni snabbt får fram till exempel alla i en viss sektion.

Arkivera ett fält

Behöver ni inte längre ett fält trycker ni på arkiveringsikonen. Fältet försvinner då från medlemskortet, listan och filtren – men de värden ni redan fyllt i sparas kvar. Ångrar ni er återställer ni fältet, och allt kommer tillbaka som det var. Arkiverade fält listas för sig längst ner under rubriken Arkiverade.

Bra att veta

• Typen är låst efter att fältet skapats. Vill ni byta typ, arkivera det gamla fältet och skapa ett nytt.
• Sorteringsordningen styr både kolumnordningen i listan och ordningen på medlemskortet – justera den när som helst via Redigera.
• Arkivering raderar inget. Värdena finns kvar och kommer tillbaka om ni återställer fältet.
• Flerval kräver minst ett alternativ. Utan ifyllda rader går fältet inte att spara.