Så samlar du bidragsansökningar i systemet

Många föreningar lägger mycket tid på att leta fram siffror inför en bidragsansökan. Hur många tillfällen blev det? Hur många deltagare nåddes? Hur många ledartimmar lades ned? Informationen finns oftast utspridd i kalendrar, närvarolistor och tidrapporter. Med ett projekt samlar du allt på ett ställe och låter systemet räkna fram underlaget åt dig.

Exemplet nedan är påhittat och visar hur det hänger ihop.

Problemet: siffrorna finns, men ligger utspridda

En ansökan om utvecklingsbidrag från kommunen vill oftast veta antal tillfällen, antal deltagare, antal ledare och en budget med specificerade kostnader och egen insats. Att pussla ihop det manuellt inför varje delrapport tar tid och blir lätt fel.

Lösningen: ett projekt som räknar åt dig

Säg att ni driver satsningen Aktiv fritid efter skolan med målet 300 deltagare, 180 tillfällen och 12 ledare. Så här arbetar projektet:

1. Koppla aktiviteterna till projektet. Varje genomfört tillfälle och varje incheckad deltagare räknas automatiskt. Just nu till exempel 168 av 180 tillfällen och 274 av 300 deltagare.
2. Tagga tidrapporterna. När ledarna tidrapporterar och väljer projektet summeras timmarna, till exempel 820 ledartimmar.
3. Bygg budgeten. Rader som Ledararvode kan räknas automatiskt (820 timmar × 240 kr blir 196 800 kr) och uppdateras av sig själva. Poster som material (45 000 kr) och marknadsföring (30 000 kr) skriver du in för hand.

Varför det sparar tid

• Alltid uppdaterat underlag. Inför varje delrapport är siffrorna redan framräknade. Ingen efterforskning behövs.
• Mindre risk för fel. Tillfällen, deltagare och timmar kommer från samma data som ni redan registrerar i den dagliga driften.
• Tydlig ekonomi. Kostnader, intäkter och egen insats summeras automatiskt, så att du ser nettot direkt.

Kom igång

Aktivera Projekt under Inställningar och sedan Funktioner, och skapa ditt första projekt. Steg för steg finns i hjälpartikeln Projekt för bidragsansökningar.

Vill du först få ordning på den dagliga driften som matar siffrorna? Läs om hur du skapar ett medlemsregister och minskar dubbelbokningar.