Automationer och regler

En regel är ett villkor, ett mejl och ett sätt att köra den. Villkoret hittar personer i ert register ("bokat fyra gånger utan medlemskap", "tyst i 90 dagar"), mejlet är en av era vanliga e-postmallar, och körningen är antingen att du trycker Skicka nu eller att systemet kör regeln varje natt.

Det som skiljer en regel från ett vanligt utskick är att du ser hur många som träffas innan något skickas, och att samma person aldrig får mejlet två gånger på kort tid.

Du hittar reglerna under Kommunikation → Automationer.

1. Vem vill du nå?

Guiden börjar med den fråga som styr allt annat: vilka personer regeln letar efter. Villkoren är färdiga, du väljer ett kort:

• Bokar utan medlemskap. Personer utan aktivt medlemskap som bokat minst N gånger de senaste M dagarna. Det är dags att berätta vad medlemskapet ger.
• Tyst i N dagar. Medlemmar som varken bokat bana eller deltagit i en aktivitet på N dagar. De som registrerade sig nyligen räknas inte som tysta, de är nya.

Saknar du ett villkor? Säg vilket, så bygger vi det. Ett nytt villkor blir ett nytt kort här.

2. Siffror

Här ställer du in tröskeln, och räknaren bredvid visar direkt hur många som träffas i dag, med några namn som exempel. Ändra siffran tills den känns rätt: fyra bokningar kanske träffar 127 personer, sex bokningar 80.

Räknaren använder exakt samma logik som utskicket, så det du ser är det som skickas. Personer som avregistrerat sig från e-post, saknar e-postadress, har en adress som studsat eller fick mejlet nyligen räknas bort.

Namnen bredvid räknaren är länkar. Klicka på ett namn så öppnas medlemmens sida i en ny flik, och du kan kontrollera att personen verkligen ser ut som du tror innan du sparar regeln.

3. Mejl

Välj en av era e-postmallar. Namn och medlemsnummer fylls i per mottagare, och avregistreringslänken läggs på automatiskt. Finns bara en mall väljs den åt dig. Har ni ingen mall än, skapa en i E-poststudion och uppdatera listan.

4. Sammanfattning

Alla val på en skärm. Klicka på en rad för att ändra den, sen kommer du direkt tillbaka hit. Det sista beslutet är hur regeln ska köras:

• Jag skickar själv. Regeln ligger i listan med "Träffar N i dag". Du trycker Skicka nu när det passar och bekräftar antalet. Bra att börja med.
• Systemet kör varje natt. Nya personer som träffas får mejlet automatiskt. Ingen behöver komma ihåg det.

Under Avancerat finns namnet på regeln, hur länge samma person ska vara fredad (standard 180 dagar, 0 betyder högst en gång per person någonsin) och om regeln är aktiv.

Skicka nu och nattkörning

Skicka nu och nattkörningen gör exakt samma sak: räknar fram vilka som träffas, skickar mejlet och antecknar det per person. Skillnaden är bara vem som trycker. En regel kan köras två gånger samma dag utan att någon får dubbelt.

Varje skickat mejl syns under Historik som en egen kampanj med regelns namn, så du alltid kan svara på "varför fick den här personen det här mejlet?".

Samma person igen

När någon fått mejlet är personen fredad i så många dagar som du angett. Först därefter kan regeln träffa personen igen, och bara om villkoret fortfarande stämmer. En sändning som misslyckades räknas inte, personen försöks igen nästa körning.

Ser du att det fungerar?

Öppna regelns meny och välj Visa detaljer för att se hur många som fått mejlet de senaste 30 dagarna och hur stor andel som öppnat respektive klickat. Det är den siffran som svarar på om regeln är värd att ha kvar: skickar den till många men ingen öppnar, är det mejlet som behöver skrivas om, inte tröskeln.

Öppningar mäts med en liten bild i mejlet och är därför ungefärliga. Vissa mejlprogram laddar bilden åt läsaren utan att hen öppnat mejlet, andra blockerar bilder helt. Klick är en faktisk handling och därför den säkrare siffran av de två.

Adresser som studsar

Om en e-postadress inte finns svarar mottagarens server med ett permanent fel, och då slutar vi skicka till den adressen. Personen försvinner ur räkningen och ur kommande utskick tills adressen rättats, och sändningen syns som Studsad i historiken.

Det gäller bara permanenta fel. En full inkorg eller ett tillfälligt serverfel räknas inte som en studs, för det säger ingenting om adressen i morgon.

Anledningen att vi är strikta med det här är att alla klubbar skickar från samma avsändardomän. Fortsätter ett register skicka till döda adresser sjunker leveransen för alla, inklusive bokningsbekräftelser.

Pausa, ändra, ta bort

• Pausa stoppar både nattkörningen och Skicka nu tills du aktiverar regeln igen.
• Redigera öppnar guiden direkt på sammanfattningen. Ändra en rad, spara.
• Ta bort stoppar regeln. Historiken över vilka som fått mejlet finns kvar.

Händelser och välkomstmejl

Under Händelser finns När en medlem registreras. Den visas även innan ni har valt ett mejl. Händelsetyperna finns färdiga i systemet; här ställer du in vilket mejl som ska skickas.

1. Klicka på Konfigurera, eller Inställningar om ett mejl redan är valt.
2. Välj en aktiv mejlmall. När inget mejl är valt kan du välja Skapa nytt mejl, som öppnar mejlredigeraren och tar dig tillbaka med den nya mallen vald. När ett mejl är valt visas Redigera mejlet för att ändra innehållet.
3. Vid första konfigureringen klickar du på Aktivera välkomstmejl. För en redan konfigurerad händelse kan du ändra Skicka automatiskt till nya medlemmar och klicka på Spara inställningar.

Att skapa en mejlmall aktiverar inte utskicket. Inställningarna måste sparas separat. Därefter får nya medlemmar välkomstmejlet vid registrering, även via medlemsportalen. Befintliga medlemmar får inget utskick när du aktiverar händelsen. Avregistrerade medlemmar och spärrade e-postadresser undantas.

För att pausa, slå av automatisk sändning och spara. Mallvalet finns kvar. För att koppla bort mejlet helt, välj Inget mejl valt och spara. En inaktiv mall stoppar också utskicket och visas med en varning; välj en aktiv mall för att fortsätta skicka. Koppla bort en vald mall från händelsen innan du tar bort den.

Vanliga frågor

Kan samma person få mejlet från två olika regler?

Ja, reglerna är oberoende av varandra. Fredningen gäller per regel. Har ni två regler som kan träffa samma personer, tänk på det när ni sätter trösklarna.

Varför räknas inte en ny medlem som tyst?

Villkoret "Tyst i N dagar" kräver att personen registrerade sig för mer än N dagar sedan. Annars hade varje ny medlem fått ett vinn-tillbaka-mejl innan de hunnit boka en enda gång.

Vad räknas som aktivitet?

En spelad bokning (bekräftad eller genomförd, starttiden har passerat) eller ett deltagande i en aktivitet som inte avbokats. Avbokade och framtida bokningar räknas inte. Samma definition används i medlemsregistrets kolumn "Senast aktiv".

Skickas det till gäster utan konto?

Nej. Reglerna når bara personer som finns i ert register, eftersom det är där avregistrering hanteras.