Personnummer

Ja – ni kan kräva personnummer. I föreningens medlemskapsinställningar finns en inställning som gör personnummer till ett obligatoriskt fält för alla medlemmar. Slår ni på den måste numret fyllas i överallt där en medlem läggs till eller ett medlemskap köps – annars går det inte att spara.

Från början är personnummer frivilligt. Enligt dataminimering i GDPR samlar ni bara in personnummer när ni har ett tydligt skäl, till exempel bidragsredovisning. Många föreningar behöver det för LOK-stöd och kommunalt aktivitetsstöd.

Slå på kravet

Gå till Inställningar → Medlemskap och leta upp rutan Kräv personnummer. Slå på reglaget så att det står Personnummer krävs, och tryck Spara ändringar.

Inställningen gäller hela föreningen och slår igenom direkt – du behöver inte röra varje medlem.

Vad händer när kravet är på

När kravet är påslaget blir personnummer obligatoriskt överallt där en medlem eller ett medlemskap skapas:

Lägg till medlem i kansliet – dialogen kräver personnummer innan medlemmen kan sparas.
Medlemskortet – redigerar du en medlem måste personnummer vara ifyllt för att spara.
Medlemsportalen – när en medlem köper eller förnyar sitt medlemskap dyker ett obligatoriskt personnummerfält upp i kassan innan hen kan slutföra.
Familjemedlemskap och drop-in – samma krav gäller när en förälder lägger till barn, bjuder in sin partner, eller när en ledare snabbregistrerar en deltagare.

Är kravet avslaget är fältet kvar överallt – men frivilligt.

Var fyller man i personnummer

Kansliet fyller i numret på medlemskortet under Personnummer, eller redan när medlemmen läggs till.
Medlemmen själv anger sitt personnummer i kassan i medlemsportalen när föreningen kräver det.

Numret visas i formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX på medlemskortet.

Format och kontroll

Systemet kontrollerar numret innan det sparas, så att registret håller rätt kvalitet för bidragsredovisning:

10 eller 12 siffror godtas, med eller utan bindestreck (-) eller plus (+). Plus markerar en person som fyllt 100 år.
Samordningsnummer fungerar (dagen är då den riktiga dagen plus 60).
Datum och kontrollsiffra kontrolleras – ett påhittat eller felskrivet nummer avvisas med ett tydligt felmeddelande.

Oavsett hur numret skrivs in lagras det på en enhetlig 12-siffrig form.

Personnummer är en personuppgift. Slå bara på kravet om ni har ett tydligt skäl – dataminimering är utgångspunkten.
Numret lagras krypterat och är kopplat till medlemmen inom er förening.
Behöver ni inte längre samla in personnummer stänger ni av kravet igen; fältet blir då frivilligt.

Varför kräva personnummer

Det vanligaste skälet är bidragsredovisning. Statligt lokalt aktivitetsstöd (LOK-stöd) och kommunalt aktivitetsstöd bygger på deltagarnas personnummer, och exportfilerna (till exempel DAK-filen) behöver numret för att gå igenom. Kräver ni personnummer redan vid registrering slipper ni jaga uppgifter i efterhand när det är dags att rapportera.

Läs mer om hur bidrag hanteras i Projekt för bidragsansökningar.

Bra att veta

Kravet gäller hela föreningen – det är en inställning, inte något du sätter per medlem.
Frivilligt är standard. Personnummerfältet finns alltid, men blir bara obligatoriskt när ni slår på kravet.
Felaktiga nummer avvisas. Fel datum eller fel kontrollsiffra går inte att spara.
Numret lagras krypterat och behandlas som personuppgift enligt GDPR.