Hur samlar vi föreningens rutiner och kunskap på ett ställe?
Ni samlar föreningens rutiner genom att skriva ner dem på ett gemensamt ställe i stället för att låta dem sitta i huvudet på en eldsjäl, i gamla dokument och i spridda chattrådar. I en modern kunskapsbas kan personal och ledare dessutom ställa en fråga på naturligt språk och få ett svar som bygger på det ni själva har skrivit – med länk till källan.
Varför en kunskapsbas?
- Mindre sårbart. När rutinerna är nedskrivna fastnar kunskapen inte hos en enda person som råkar vara ledig eller slutar.
- Snabbare upplärning. Nya i kansliet, ideella ledare och receptionister hittar rätt svar själva i stället för att fråga vidare.
- Samma svar varje gång. Alla utgår från samma rutin, så att medlemmarna bemöts likadant oavsett vem som svarar.
Vad ska ni skriva om?
Börja med det som återkommer:
- Hur ni hanterar av- och ombokningar och vad som gäller vid sena avbokningar.
- Vad som gäller vid återbetalningar och inställda pass.
- Rutiner för nya medlemmar, medlemskap och årsavgifter.
- Praktiskt kring drift: öppning och stängning, larm, utlåning av utrustning och vem man ringer när något krånglar.
Kom igång
- Skapa en artikel per rutin. Håll den kort och konkret – en sak i taget.
- Tagga artiklarna så att de blir lätta att filtrera och hålla ordning på när de blir fler.
- Be personalen fråga. I stället för att leta igenom alla artiklar ställer de en fråga i fritext och får ett sammanfattat svar.
Låt personalen fråga på naturligt språk
Det här är skillnaden mot en vanlig dokumentmapp: i stället för att veta exakt var ett svar finns kan personalen skriva "Hur hanterar vi avbokningar?" och få svaret direkt, med en länk till artikeln det bygger på. Ju fler och tydligare artiklar ni skriver, desto bättre blir svaren.
Så här fungerar det i praktiken i GlennBooks kunskapsbas, och steg för steg i hjälpcentret: Kunskapsbas.
När ni ändå sätter upp rutiner är det läge att bjuda in personal med rätt behörighet – särskilt i en idrottshall eller förening med många ledare.