Automatiska mejl till medlemmar: regler som skickar sig själva

Automatiska mejl till medlemmar bygger på en enkel form: ett villkor, ett mejl, en körning om dagen. Villkoret hittar rätt personer i registret, mejlet är en vanlig mall, och körningen är antingen att du trycker på knappen eller att systemet gör det varje natt. Två saker gör att det fungerar: du ser hur många som träffas innan något går iväg, och samma person får inte mejlet igen förrän en viss tid har gått.

De två reglerna nästan varje klubb har nytta av är "bokar utan medlemskap" och "tyst i N dagar".

Regel 1: Bokar utan medlemskap

Personer som bokar ofta men inte är medlemmar är er bästa kandidat till medlemskap. De gillar redan hallen, de betalar redan listpris. Villkoret lyder: inget aktivt medlemskap, och minst N spelade bokningar de senaste M dagarna.

Ett tänkt exempel från en squashhall med runt 1 400 registrerade kunder, varav 300 medlemmar:

Tröskel	Träffar i dag
2 bokningar på 180 dagar	300 personer
4 bokningar på 180 dagar	127 personer
6 bokningar på 180 dagar	80 personer

Siffrorna är påhittade. Tröskeln avgör vem mejlet är för: vid två bokningar skriver ni till folk som testat en gång och kanske inte kommer tillbaka, vid sex skriver ni till stamgäster som betalar mer per år än ett medlemskap kostar. Det andra mejlet är lätt att skriva ärligt: "du har spelat hos oss sex gånger sedan i mars, som medlem hade det kostat dig mindre."

Regel 2: Tyst i N dagar

Vinn-tillbaka-mejlet. Villkoret: ingen spelad bokning och inget aktivitetsdeltagande de senaste N dagarna. 90 dagar är en rimlig start för en racketklubb, längre för säsongsverksamhet.

Två detaljer:

• Nya medlemmar räknas inte som tysta. Den som registrerade sig för två veckor sedan och inte bokat än är ny, inte förlorad. Villkoret kräver att personen funnits längre än N dagar.
• Avbokningar räknas inte som aktivitet. Den som bokade och avbokade tre gånger har inte varit i hallen.

Vad "träffar i dag" betyder

Innan du sparar regeln ser du en räknare: Träffar 127 personer i dag, med några namn som exempel. Räknaren använder exakt samma logik som utskicket, så det du ser är det som skickas. Den drar redan bort:

• personer som avregistrerat sig från e-post,
• personer utan e-postadress,
• personer vars adress har studsat permanent,
• personer som fått mejlet nyligen (se nästa avsnitt).

Ser siffran fel ut har du hittat problemet innan någon fått ett konstigt mejl. Namnen i räknaren är dessutom länkar till medlemssidan, så du kan kontrollera ett par av dem på några sekunder i stället för att lita på siffran blint.

Ingen får mejlet två gånger

Varje regel har en fredningstid, standard 180 dagar. När någon fått mejlet är personen fredad så länge, oavsett hur många gånger regeln körs. Sätter du 0 dagar får varje person mejlet högst en gång någonsin. En körning som misslyckades (studsad adress) räknas inte, personen försöks igen nästa gång.

Det gör att en regel kan köras varje natt utan att bli ett nyhetsbrev. Den som träffades i går får inget i dag. Den som träffas för första gången får ett mejl.

Döda adresser slutar kosta er leverans

En adress som inte finns svarar med ett permanent fel. Fortsätter systemet skicka dit varje natt sjunker förtroendet för hela avsändardomänen, och till slut hamnar även bokningsbekräftelser i skräpposten. Därför tas en adress som studsat permanent ur alla framtida utskick automatiskt, och sändningen märks som studsad i historiken.

En full inkorg räknas inte som en studs. Det är ett tillfälligt fel som inte säger något om adressen i morgon.

Ser ni att det fungerar?

Varje regel visar hur många den nått de senaste 30 dagarna och hur stor andel som öppnat och klickat. Skickar en regel till 40 personer och ingen öppnar är det mejlet som behöver skrivas om. Öppningar mäts med en bildpixel och är ungefärliga; klick är en faktisk handling och därför den siffra att styra på.

Manuellt först, automatiskt sen

Det finns två sätt att köra en regel, och de gör exakt samma sak:

1. Jag skickar själv. Regeln ligger i listan med sin räknare. Du trycker Skicka nu när det passar och bekräftar antalet. Bra att börja med: du ser med egna ögon vilka som får mejlet de första gångerna.
2. Systemet kör varje natt. Nya som träffas får mejlet automatiskt. Slå på det när du litar på siffran.

Varje skickat mejl syns i historiken med regelns namn, så frågan "varför fick den här personen det här mejlet?" alltid går att svara på.

Tre misstag att undvika

• För låg tröskel. Två bokningar utan medlemskap träffar även den som provade en gång med en kompis. Börja högre och sänk om det blir för få.
• Mejlet som inte nämner varför. Ett mejl som säger "du har spelat hos oss fem gånger sedan i mars" känns personligt. Ett som säger "bli medlem!" känns som reklam. Skriv mallen för villkoret.
• Att slå på nattkörningen dag ett. Kör manuellt ett par gånger. När räknaren stämmer med magkänslan är det dags.

Kom igång

I GlennBook sätter du upp reglerna under Kommunikation → Automationer med en guide i fyra steg: vem, siffror, mejl, sammanfattning. Räknaren finns med hela vägen. Steg för steg i Automationer och regler.

1. Skapa en e-postmall för mejlet i E-poststudion.
2. Välj ett villkor och ställ in tröskeln tills räknaren känns rätt.
3. Spara som manuell, tryck Skicka nu ett par gånger, slå sedan på nattkörningen.

Läs också Hur skickar man nyhetsbrev till sina medlemmar? och GDPR och medlemsregister.

Vanliga frågor

Hur ofta ska en vinn-tillbaka-regel köras?

Varje natt är rätt frekvens när fredningstiden är satt. Regeln skickar bara till personer som passerat tröskeln sedan sist, så en daglig körning ger varje person mejlet en gång, i rätt tid, i stället för i en klumpsändning en gång i månaden.

Hur många dagar utan aktivitet räknas som inaktiv?

Det beror på verksamheten. För en racketklubb med spel året runt är 60 till 90 dagar rimligt. För säsongsverksamhet bör fönstret vara längre än sommaruppehållet, annars träffar regeln hela klubben i augusti.

Måste medlemmarna samtycka till automatiska mejl?

Automatiska erbjudanden är marknadsföring, så mottagaren måste kunna avregistrera sig och en avregistrering måste respekteras. I GlennBook får varje mejl en avregistreringslänk och den som avregistrerat sig räknas bort ur varje regel automatiskt. Transaktionella mejl som bokningsbekräftelser påverkas inte.

Kan jag se vilka som fått mejlet?

Ja. Varje sändning loggas per person med regelns namn, och medlemmens sida visar vad som skickats. Regeln visar också hur många som fått mejlet de senaste 30 dagarna.