Hur låter man medlemmar ta med gäster på träningen?

Slå på Tillåt gäster på aktiviteten, så kan medlemmen välja antal gäster direkt när hen bokar passet och betala för hela sällskapet i en betalning – med Swish eller kort. Gästerna behöver varken konto eller medlemskap, de dyker upp som egna rader i deltagarlistan och räknas av mot passets kapacitet. Det är hela flödet.

Den här guiden går igenom varför "ta med en kompis" är värt att göra enkelt, hur ni sätter upp det, och vilka regler som är bra att bestämma i förväg.

Varför göra det enkelt att ta med gäster?

De flesta föreningar svarar redan ja när en medlem frågar "får jag ta med en kompis på tisdagspasset?" – men hanteringen sker vid sidan av systemet: en Swish till kassören, en rad i en anteckningsbok, eller oftast ingenting alls. Det kostar på tre sätt:

• Intäkter försvinner. Gästen står på banan men ingen har tagit betalt, eller så ligger pengarna på ett privat Swish-nummer utanför bokföringen.
• Ledaren saknar överblick. Deltagarlistan säger 6 anmälda men 9 står i hallen – det gör närvaro, planering och platstak meningslösa.
• Tröskeln missar rekryteringen. En kompis som följer med på ett pass är den billigaste medlemsvärvning som finns. Krånglar bokningen är det lättare att låta bli att fråga.

Med gäster i bokningsflödet blir kompispasset i stället en ordnad intäkt, en korrekt deltagarlista och ett naturligt första steg mot medlemskap.

Så sätter ni upp det

1. Gå till Aktiviteter och öppna aktiviteten.
2. Under Standardinställningar, slå på Gäster.
3. Välj om gästnamn ska krävas (annars listas de som "Anna gäst 1", "Anna gäst 2") och sätt eventuellt ett max antal gäster per bokning.

Klart. Nästa gång en medlem bokar ett enstaka tillfälle visas en gästväljare i bokningsrutan, med pris per gäst och totalsumma på boka-knappen.

Ett räkneexempel: padelpasset kostar 120 kr. Eva bokar och tar med tre kompisar. Knappen visar "Boka 4 platser · 480 kr", Eva betalar 480 kr med Swish i en betalning, och deltagarlistan visar Eva plus tre gästrader – 4 av 12 platser upptagna. Kvittot som mejlas till Eva specificerar gästerna.

Regler som är bra att bestämma i förväg

• Gäster betalar alltid fullt pris. Medlemsrabatter och förmåner gäller bara medlemmen själv, så rabatterna "läcker" aldrig till icke-medlemmar. Vill ni att gästpasset ska vara billigare styr ni det med aktivitetens ordinarie pris.
• Kapaciteten skyddar sig själv. Gäster tar riktiga platser – är det 2 platser kvar går det inte att boka sig själv plus 2 gäster om sällskapet inte får plats. Maxantalet per bokning är ett tak ovanpå det.
• Namn eller inte? Kräv gästnamn på pass där ledaren behöver veta vem som står på golvet (barngrupper, nybörjarkurser). För vuxen-drop-in räcker ofta anonyma gäster.
• Bidragsrapporteringen påverkas inte. Gäster har inget personnummer och tas aldrig med i närvarorapporter eller aktivitetsstöd – det sköts automatiskt. Läs mer i guiden om aktivitetsbidrag från närvaron.
• Försäkring. Vad som gäller för icke-medlemmar på träning skiljer sig mellan förbund och försäkringslösningar – stäm av med ert specialidrottsförbund vad som täcks vid prova-på.

Från gäst till medlem

Gästen som följt med två gånger är er varmaste lead. Några beprövade steg:

• Sätt gästpriset så att medlemskap lönar sig snabbt – betalar gästen 120 kr per pass och medlemmar 60 kr är kalkylen självförklarande efter några besök.
• Låt ledaren nämna det: namnen (eller "gäst 2") står ju redan i deltagarlistan.
• Gör själva medlemskapet bokbart online, så att steget från "kompis" till "medlem" är en länk och en Swish-betalning. Se guiden om att ta betalt för medlemskap online.

Kom igång

Öppna en aktivitet under Aktiviteter och slå på Gäster under Standardinställningar – hela inställningen tar under en minut. Detaljerna, med skärmbilder av varje steg, finns i hjälpartikeln Gäster på aktiviteter. Har ni inte medlemsregistret på plats än är guiden om att skapa medlemsregister rätt start.

Vanliga frågor

Måste gästen ha ett konto eller medlemskap?

Nej. Gästen behöver varken konto, e-post eller medlemskap – medlemmen som bokar anger bara antal gäster (och namn, om aktiviteten kräver det) och betalar för hela sällskapet i sin egen bokning.

Får gästen medlemsrabatt?

Nej, gäster betalar alltid aktivitetens fulla pris. Rabatter och medlemsförmåner räknas bara på medlemmens egen plats, så föreningens medlemspriser kan aldrig utnyttjas av icke-medlemmar.

Räknas gäster med i LOK-stöd och kommunala aktivitetsbidrag?

Nej. Gäster saknar personnummer och tas automatiskt bort ur närvarorapporter och bidragsunderlag, så bidragsrapporteringen påverkas inte av att medlemmar tar med gäster.

Vad händer om medlemmen avbokar?

Hela sällskapet följer med: gästernas platser släpps samtidigt som medlemmens och hela beloppet återbetalas enligt föreningens avbokningspolicy. Det gäller både när medlemmen avbokar själv och när kansliet tar bort deltagaren.

Kan personer som inte är medlemmar boka pass helt på egen hand?

Ja, det är en separat funktion – publik gästbokning – som slås på för hela föreningen och låter vem som helst boka en plats med namn och e-post. Gäster på en medlems bokning är till för sällskap som följer med någon som redan bokar.