Hur sköter man en kölista till medlemskap i en förening?

En kölista till medlemskap behövs när föreningen har ett fast antal platser, till exempel 25 nycklar till kallbadhuset, 40 båtplatser av en viss storlek eller 60 kolonilotter, och fler vill in än det finns plats för. Den håller ordning på vem som står på tur. Den som ställde sig i kö först erbjuds nästa lediga plats, får en tid på sig att tacka ja, och tackar hen nej går platsen vidare till nästa.

Det svåra är sällan själva listan. Det svåra är att turordningen går att förklara i efterhand, att ingen tränger sig före när en plats blir ledig och att en medlem sedan tio år inte förlorar sin plats för att hen betalade årsavgiften några dagar för sent.

Fyra regler som gör kön rättvis

1. Ordna kön efter ködatum. Varje person i kön har ett datum: dagen hen ställde sig i kö. Den med äldst datum står först. Ett datum svarar på frågan "varför står hon före mig?" på ett sätt som en placering som någon har flyttat runt aldrig gör.

2. Låt kön ha förtur till lediga platser. Så länge någon står i kön ska en ledig plats inte gå att köpa direkt av den som råkar titta in först. Den ska erbjudas den som står på tur. Annars är turordningen bara en rekommendation.

3. Ge erbjudandet en tidsgräns. Den som erbjuds en plats får ett sista datum för att tacka ja. En vecka är rimligt när många medlemmar är bortresta, som i en förening med sommarboende. Går tiden ut erbjuds platsen nästa i kön.

4. Skydda platsen för den som förnyar sent. Ett årsmedlemskap förnyas ofta först när det gamla har gått ut. Släpps platsen samma natt som medlemskapet löper ut kan en trogen medlem som betalar några dagar in på det nya året förlora sin plats till kön. Ett förnyelseskydd på till exempel 30 dagar låter medlemmen förnya i lugn och ro. Den som själv har sagt upp sig behöver däremot inget skydd.

Står det något om turordning eller antagning i era stadgar är det de som gäller. Reglerna ovan är ett sätt att följa dem i praktiken.

Ett exempel: 25 platser och 40 i kö

Ett kallbadhus har 25 medlemsplatser och en kö på 40 personer som i dag finns på papper.

• De 40 läggs in med sina ursprungliga ködatum, så att den som stod först på papperet också står först i systemet.
• I slutet av året löper alla 25 medlemskap ut. Med ett förnyelseskydd på 30 dagar behåller de medlemmar som förnyar i januari sina platser, och ingen i kön får något erbjudande de första dagarna.
• En medlem säger upp sig i mars. Platsen erbjuds direkt den som står först i kön, med en vecka på sig att betala.
• Hen svarar inte. Efter en vecka går platsen vidare till nummer två, som betalar och blir medlem.

Hela vägen går det att visa vem som stod på tur och varför.

Automatisk eller manuell tilldelning

Det finns två sätt att låta en ledig plats gå till kön, och båda är rimliga:

• Automatiskt. Platsen erbjuds den som står först i kön så fort den blir ledig. Det passar när turordningen är det enda som avgör.
• Manuellt. Styrelsen ser att en plats är ledig och bestämmer själv när och till vem den ska erbjudas. Det passar när styrelsen vill titta på varje person först, eller när platser delas ut vid bestämda tillfällen.

Även vid manuell tilldelning bör kön ha förtur, så att ingen utanför kön kan ta platsen medan styrelsen bestämmer sig.

Så fungerar det i GlennBook

I GlennBook heter funktionen Medlemskö. Den fungerar på alla medlemskap med ett begränsat antal platser, så en hamnförening kan ha ett medlemskap och en egen kö per båtplatsstorlek.

• Platser: ni anger hur många som kan ha medlemskapet samtidigt. När alla är tagna visas det som Fullbokat i medlemsportalen och appen, och knappen blir Ställ dig i kö.
• Tilldelning: automatisk eller manuell, som ovan.
• Erbjudandefrist: hur länge ett erbjudande gäller innan platsen går vidare.
• Förnyelseskydd: inget, ett antal dagar eller tills styrelsen själv släpper platsen.

Medlemmen ser sin plats i kön och får besked i appen, som notis och via e-post, både när hen ställt sig i kö och när det blir hens tur.

Har ni redan en kö för ni in den med Lägg till i kön och varje persons ködatum. Ett datum som blivit fel rättar ni på raden, och ändringen sparas i ändringsloggen. Kön innehåller personuppgifter precis som medlemsregistret, så samma regler gäller. Läs mer i GDPR och medlemsregister.

Kom igång

Slå på Medlemskö under Inställningar → Funktioner. Öppna sedan medlemskapet i Medlemmar → Medlemskap, ange antalet platser i kortet Platser och kö, välj tilldelning och förnyelseskydd, och för in er befintliga kö. Alla inställningar förklaras steg för steg i hjälpartikeln Medlemskap. Är ni nya i GlennBook börjar ni med medlemsregistret, och vill ni ta betalt när någon får en plats läser ni hur man tar betalt för medlemskap online.

Vanliga frågor

Hur ordnar man en kö till medlemskap rättvist?

Ordna kön efter det datum varje person ställde sig i kö, så att den som väntat längst står först. Låt en ledig plats alltid erbjudas den som står på tur i stället för att den kan köpas av vem som helst, och ge erbjudandet ett sista datum så att kön inte står still. Spara vem som ändrat i kön och när, så att turordningen går att förklara i efterhand.

Hur länge ska ett erbjudande om en plats gälla?

Det bestämmer föreningen själv. Några dagar räcker ofta, men en vecka är rimligare när många medlemmar är bortresta eller läser e-post sällan. Går tiden ut erbjuds platsen nästa person i kön, och den som inte svarade kan ställa sig i kö igen.

Vad händer med platsen om en medlem förnyar årsavgiften för sent?

Utan förnyelseskydd kan platsen gå till kön samma natt som medlemskapet löper ut. Med ett förnyelseskydd hålls platsen kvar ett antal dagar efter att medlemskapet gått ut, till exempel 30, så att medlemmen hinner förnya. Den som själv har sagt upp sitt medlemskap omfattas inte av skyddet.

Kan man föra in en befintlig kö från papper eller Excel?

Ja. I GlennBook lägger ni in varje person med datumet hen ställde sig i kö, så att turordningen blir densamma som i den gamla kön. Personen måste finnas i medlemsregistret och får en bekräftelse med sin plats i kön.

Kan en hamnförening ha en egen kö per båtplatsstorlek?

Ja. Varje medlemskap har sina egna platser och sin egen kö, så en hamnförening kan låta varje båtplatsstorlek vara ett eget medlemskap med ett eget antal platser.

Kan styrelsen ändå ge en plats till någon som inte står först i kön?

Ja. Styrelsen kan erbjuda en ledig plats till en viss person utanför turordningen, till exempel ett syskon till en medlem, och det sparas att erbjudandet gjordes för hand. Styrelsen kan också alltid lägga till ett medlemskap direkt.